El avance tecnológico ha transformado la forma en que los hoteles gestionan sus operaciones. Elegir entre un PMS local o un PMS en la nube es clave para optimizar la eficiencia de nuestro negocio, así que conocer sus diferencias, ventajas y desventajas es esencial para tomar una decisión informada y estratégica.

¿Qué es un PMS local?

Un PMS local o de escritorio es un sistema que se instala directamente en los servidores del hotel. Toda la gestión ocurre dentro del mismo establecimiento, lo que otorga al equipo un control total sobre la infraestructura, los datos y las funciones del sistema.

Una de las principales ventajas de este tipo de sistema es su independencia de la conexión a internet. Al operar de forma autónoma, puede seguir funcionando sin interrupciones en caso de fallas de red, algo valioso para hoteles en zonas rurales o con conectividad inestable.

También destaca por su nivel de personalización. Los hoteles pueden adaptar el sistema según sus necesidades particulares, agregando funciones específicas o integrando módulos propios, siempre que cuenten con el equipo técnico necesario. Este nivel de adaptación puede ser crucial para hoteles grandes o cadenas con operaciones complejas.

Sin embargo, instalar un PMS local implica una inversión considerable. Se necesita hardware, licencias de software, soporte técnico permanente y actualizaciones constantes. Además, todo el mantenimiento recae sobre el personal interno, lo que requiere contar con un equipo IT capacitado y disponible.

Otro punto débil es la escalabilidad. Ampliar el sistema o agregar nuevas funciones puede ser costoso y lento, especialmente si el hardware actual no lo permite. En un entorno hotelero donde la flexibilidad es clave, esto puede representar una desventaja importante frente a sistemas más modernos.

¿Qué es un PMS en la nube?

Un PMS en la nube es una solución moderna que se aloja en servidores remotos gestionados por un proveedor especializado. Funciona bajo un modelo de suscripción y no requiere que el hotel invierta en hardware complejo ni en infraestructura propia de IT.

Una de las grandes ventajas de estos sistemas es el acceso remoto. Desde cualquier dispositivo con conexión a internet, el personal puede gestionar reservas, ver el estado de las habitaciones o generar reportes, lo que facilita la supervisión y gestión en tiempo real, incluso desde ubicaciones externas.

El modelo de pago por suscripción hace que la entrada al sistema sea más accesible, especialmente para hoteles pequeños o independientes. En lugar de realizar una gran inversión inicial, el hotel paga una cuota mensual o anual, lo que facilita la planificación financiera.

Además, la escalabilidad es una de sus mayores fortalezas. Si el hotel crece o cambia de necesidades, el sistema puede adaptarse rápidamente sin necesidad de grandes modificaciones técnicas. El proveedor se encarga de las actualizaciones, lo que reduce la carga de trabajo del personal y asegura una tecnología siempre al día.

No obstante, este tipo de PMS en la nube depende completamente de una buena conexión a internet. En lugares donde la conectividad no es estable, esto puede generar interrupciones en el servicio. También existen preocupaciones respecto a la seguridad, ya que los datos se almacenan fuera del hotel, en servidores externos.

Comparativa de costes y seguridad

Desde el punto de vista económico, un PMS local suele ser más costoso. Requiere comprar servidores, instalar software, pagar licencias, y contratar soporte técnico interno. A largo plazo, también implica gastos recurrentes en mantenimiento, reparación y actualizaciones, lo que eleva significativamente el coste total.

En contraste, los PMS en la nube operan bajo modelos de pago por uso. Este esquema permite a los hoteles manejar mejor sus finanzas, adaptando los pagos mensuales o anuales a su presupuesto. Para hoteles más pequeños o con recursos limitados, esta estructura resulta mucho más amigable y flexible.

En términos de seguridad, los sistemas en local ofrecen control absoluto. El hotel decide cómo proteger sus datos, pero también asume toda la responsabilidad en caso de fallos, ataques cibernéticos o desastres naturales. Sin un equipo especializado, esto puede convertirse en una carga difícil de manejar.

Por otro lado, los PMS en la nube están protegidos por medidas implementadas por el proveedor. Estas incluyen encriptación avanzada, copias de seguridad automáticas y monitoreo constante. Aunque esto puede generar cierta desconfianza, la mayoría de los proveedores invierten fuertemente en ciberseguridad, ofreciendo un entorno más seguro que muchas instalaciones locales.

¿Cuál elegir?

Hoy en día, si un hotel no está en la nube, está quedando obsoleto. Los sistemas PMS en la nube ofrecen innumerables ventajas frente a los PMS On-Premise, desde mayor flexibilidad hasta reducción de costos operativos. Al eliminar la necesidad de hardware costoso y mantenimiento especializado, los hoteles pueden enfocarse en su operación sin preocuparse por actualizaciones o soporte técnico, ya que todo esto está incluido en la solución cloud.

Mientras que en el pasado los grandes hoteles optaban por sistemas locales por control y personalización, la evolución del cloud computing ha eliminado muchas de estas barreras. Ahora, la nube no solo permite escalabilidad y acceso remoto en cualquier momento y lugar, sino que también mejora la seguridad y la integración con otras herramientas digitales, algo esencial en un entorno hotelero competitivo.

Optar por un PMS en la nube no solo es una tendencia, sino una decisión estratégica que optimiza la gestión, reduce costos y mejora la experiencia del huésped. Para cualquier hotel que busque crecer y mantenerse competitivo, la nube ya no es una opción, sino una necesidad.

No existe una única solución para todos. Entender las diferencias entre un PMS en local y uno en la nube permite a los hoteleros alinear su elección con las metas del negocio. Considerar factores como presupuesto, escalabilidad y seguridad es esencial para asegurar una operación eficiente y competitiva en el mercado actual.